Indexer avec le Thésaurus

Le Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada est un outil de vocabulaire contrôlé postcoordonné. Contrairement à un vocabulaire précoordonné, dans lequel les concepts sont combinés au moment de l'indexation pour former des notions plus complexes, un vocabulaire postcoordonné présente principalement des concepts unitaires qui seront combinés seulement à l'étape de la recherche.

L'observation des règles d'indexation suivantes assurera une plus grande uniformité dans l'attribution des termes d'indexation (descripteurs), faisant en sorte que tous les utilisateurs du Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada représenteront les mêmes concepts de la même manière dans l'élément de métadonnées « Sujet ».

Pour plus de renseignements sur la manière d'indexer les ressources d'information du gouvernement du Canada conformément aux normes du Conseil du Trésor du Canada, veuillez consulter les Lignes directrices relatives à la mise en place des métadonnées pour la découverte des ressources Web du gouvernement du Canada.

Règles d'indexation

1. La spécificité

Il importe de décrire le sujet d'un document en choisissant les termes les plus précis possible. Ainsi, une ressource sur les oiseaux aquatiques devrait être indexée avec le descripteur « Oiseau aquatique » plutôt qu'avec les termes génériques « Oiseau » et « Animal aquatique ».

De la même manière, un document traitant des oiseaux en général devrait être indexé avec le descripteur « Oiseau » plutôt qu'avec le terme générique « Animal » ou les termes spécifiques « Oiseau aquatique » et « Oiseau migrateur ».

En règle générale, on n'indexe pas un document à la fois avec des termes générique et spécifique appartenant à une même chaîne hiérarchique. Toutefois, pour indexer une ressource portant sur les oiseaux en général qui inclurait aussi une section substantielle consacrée aux oiseaux migrateurs, il serait nécessaire d'utiliser parallèlement les descripteurs « Oiseau » et « Oiseau migrateur ».

La structure sémantique du thésaurus est d'une grande utilité lorsqu'il s'agit d'identifier les descripteurs appropriés. Les relations entre les termes (terme générique, terme spécifique et terme associé), de même que les notes explicatives, aident à préciser le sens des descripteurs et à suggérer d'autres termes qui pourraient être pertinents, facilitant ainsi la sélection des termes les plus adéquats.

2. L'exhaustivité

Plusieurs descripteurs sont souvent nécessaires pour traduire de manière exhaustive le sujet d'un document. Par exemple, pour indexer un site concernant le transport par train ou par camion de déchets toxiques et autres produits dangereux, on utilisera l'ensemble des descripteurs suivants :

Substance toxique
Transport des matières dangereuses
Transport ferroviaire
Transport routier

Toutes les notions essentielles traitées dans un document devraient, autant que possible, être représentées par des descripteurs.

3. La cohérence

Lorsqu'on utilise les descripteurs dans l'élément de métadonnées « Sujet », il est essentiel de respecter la forme des termes en les entrant tels qu'ils sont présentés dans le Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada.

En règle générale, seule la première lettre d'un terme d'indexation prend la majuscule. Des conventions sont également observées dans le Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada quant à l'usage du singulier et du pluriel des termes. En français, la plupart des termes sont au singulier. En anglais, les noms dénombrables (qu'on peut soumettre à la question « how many? ») sont généralement au pluriel, alors que ceux qui sont non dénombrables (qu'on peut soumettre à la question « how much? »), de même que les concepts abstraits, sont au singulier.

4. La langue d'indexation

L'indexation des documents en français doit se faire à l'aide de la version française du thésaurus; celle des documents en anglais, à l'aide de la version anglaise. Les documents bilingues, eux, doivent être indexés dans les deux langues.